3 Hal Penting untuk Bikin Meeting Online Makin Produktif

No Comments

Dahulu, untuk rapat kita perlu menyiapkan ruang rapat. Namun kini, kita bisa melakukannya secara online. Mungkin hal ini cukup bagus untuk bisa lebih diakomodasi di dalam organisasi.

Namun, ternyata meeting online juga membawa kelelahan sendiri. Kita perlu memikirkan kembali cara menjalankan rapat secara online. Bagaimanapun juga, kita masih perlu berkumpul, berdiskusi, mengatasi tantangan yang sulit, dan membuat keputusan. Namun kita tidak butuh membuang waktu dan juga sumber daya lain untuk agenda meeting yang tanpa tujuan.

Apalagi saat liburan makin dekat dan banyak orang yang perhatiannya mulai beralih ke liburan, karena itu anda perlu memikirkan kembali cara memimpin rapat secara online tanpa anda harus menghabiskan waktu.

Salah satu tantangan dalam membuat meeting online adalah bagaimana membuat semua orang yang ada di dalam rapat online terlibat.

Buka rapat lima menit lebih awal.

Dengan membuka meeting online lebih awal, anda menyediakan waktu untuk semua orang dapat menyapa dan ngobrol sebelum dapat dimulai. Hal ini akan mendorong dan membangun relasi keakraban di dalam organisasi. Dalam situasi pandemic seperti saat ini, kemungkinan untuk membangun relasi yang dekat jadi makin sedikit. Jadi bukalah kesempatan agar setiap orang dapat berkomunikasi dan membangun relasi dengan cara yang sehat.

Ajak Terlibat dengan Memanggil Nama 

Daripada anda menanyakan apakah ada yang memiliki komentar atau pertanyaan, kami menyarankan anda untuk mengundang satu per satu kedalam percakapan dengan pertanyaan yang spesifik. Saat Anda melibatkan orang lain di dalam meeting online dengan cara ini, Anda menyiapkan menciptakan budaya di mana setiap orang memiliki kesempatan untuk berkontribusi.

Buat tempat parkir.

Saat meeting online digelar, terkadang ada topic penting yang tiba – tiba muncul tapi tidak terkait dengan agenda rapat. Anda bisa memanfaatkan papan tulis virtual atau slide kosong untuk menaruh topic tersebut. Dengan cara ini, orang yang mengusulkan topic tersebut akan merasa didengarkan dan sekaligus menjaga agenda meeting online tetap pada jalurnya. Setelah agenda meeting selesai, jangan lupa untuk meninjau kembali ide dan membuat rencana tentang bagaimana dan kapan ide tersebut akan dibahas.

 

More from our blog

See all posts
No Comments